Lo sviluppo di un piano di comunicazione di un progetto può aiutare a focalizzare il tuo messaggio e raggiungere meglio il tuo pubblico di destinazione. Tale piano, inoltre, può anche influenzare l’efficienza e la semplicità dei tuoi metodi di comunicazione. Questa sezione esamina cosa comporta un piano di comunicazione, come e quando crearne uno e come utilizzare un piano di comunicazione per sensibilizzare sul problema o sul progetto.

Cosa intendiamo per comunicazione?

La comunicazione è il processo di trasmissione di idee e informazioni. Per un’iniziativa di base o un’organizzazione basata su una community, ciò significa trasmettere la vera natura della vostra organizzazione, i problemi che affronta e le sue realizzazioni alla community di destinazione in maniera veloce, semplice ed efficace.

La comunicazione può assumere molte forme, tra cui:

  • Passaparola
  • Notizie su stampa e trasmissione in TV o sui principali social medias
  • Comunicati stampa e conferenze stampa
  • Manifesti, opuscoli e volantini
  • Outreach e presentazioni ad altri fornitori di servizi sanitari e di comunità, a gruppi e organizzazioni della community.
  • Eventi speciali e open day che la tua organizzazione detiene

Per comunicare in modo efficace, aiuta molto il pianificare ciò che si desidera dalla propria comunicazione e ciò che è necessario fare per ottenere ciò che vogliamo.

Che cos’è un piano di comunicazione?

La pianificazione è un modo efficace per organizzare una serie di mosse che porteranno in seguito alla realizzazione di un obiettivo comune per la tua azienda o società.

Come si sviluppa un piano di comunicazione?

Per sviluppare un piano di comunicazione di qualsiasi tipo, devi considerare alcune domande di base:

  • Perché vuoi comunicare con la community? (Qual è il tuo scopo?)
  • A chi vuoi comunicare il tuo messaggio? (Chi è il tuo pubblico?)
  • Cosa vuoi comunicare? (Qual è il tuo messaggio?)
  • Come vuoi comunicarlo? (Quali canali di comunicazione userete?)
  • Chi dovresti contattare e cosa dovresti fare per usare quei canali? (In che modo distribuirai il tuo messaggio?)

Le risposte a queste domande costituiscono il tuo piano d’azione, ciò che devi fare per comunicare con successo con il tuo pubblico. Il resto del piano di comunicazione prevede tre passaggi:

  • Implementa il tuo piano d’azione. Progetta il tuo messaggio e distribuiscilo al pubblico desiderato.
  • Valuta i tuoi sforzi fatti per il tuo piano di comunicazione e aggiusta di conseguenza il tuo progetto.
  • Continua su questa scia.

La comunicazione è un’attività in corso per qualsiasi organizzazione che serve, dipende o è in qualche modo connessa con l’interazione con la community. Lo scopo, il pubblico, i messaggi e i canali potrebbero cambiare, ma permane la necessità di mantenere le relazioni con i media e con le persone chiave della comunità. Di conseguenza, una parte importante di qualsiasi piano di comunicazione è continuare a utilizzare e rivedere il piano, in base alla propria esperienza, per tutta la durata del proprio progetto.

Perché bisogna per forza sviluppare un piano di comuncazione?

  • Un piano progettuale ti permetterà di indirizzare la tua comunicazione con precisione. Ti dà una struttura per determinare chi devi raggiungere e come.
  • Un piano può anche avere una scadenza a lungo termine, aiutandoti a capire come aumentare il tuo profilo e perfezionare la tua immagine nella community nel tempo.
  • Un piano renderà i tuoi sforzi di comunicazione più efficienti, efficaci e duraturi. Se non dovesse funzionare al primo tentativo, potrai sempre analizzare step-by-step ciò che non è andato a buon fine.
  • In questo senso quindi, un piano di comunicazione rende tutto il lavoro più facile. Se trascorri un po’ di tempo in più a pianificare cosa fare all’inizio di un progetto, puoi risparmiare molto tempo dopo, perché sai esattamente cosa dovresti fare in qualsiasi momento del processo.

In che momento bisogna sviluppare un piano di comunicazione?

Non appena la tua organizzazione inizia a pianificare i suoi obiettivi e attività, dovresti anche iniziare a pianificare modi per comunicarli; la comunicazione di successo è un processo continuo, non un evento occasionale.

Ricorda quindi che la comunicazione è utile in tutti i punti dello sviluppo della tua organizzazione – può aiutare a far conoscere una nuova azienda, rinnovare l’interesse per un programma di vecchia data o aiutare ad attrarre nuove fonti di finanziamento.

Come sviluppare un piano di comunicazione

Un metodo efficace per poter sviluppare in maniera coerente la pianificazione della comunicazione è un processo da suddividere in circa otto fasi.

I passaggi sono:

  1. Identifica lo scopo della tua comunicazione.
  2. Identifica il tuo target.
  3. Pianifica e progetta il tuo messaggio.
  4. Considera le tue risorse.
  5. Pianifica gli ostacoli e le emergenze.
  6. Elabora una strategia su come ti connetteresti con i media e altre piattaforme che possono aiutarti a diffondere il tuo messaggio.
  7. Crea un piano d’azione.
  8. Decidi come valuterai il tuo piano e lo regolerai in base ai risultati del suo svolgimento.

Identifica lo scopo del tuo messaggio

Quello che potresti voler dire dipende da cosa stai cercando di realizzare con la tua strategia di comunicazione. Potresti essere interessato a una o una combinazione di quanto segue:

  • Farti conoscere/far conoscere il tuo marchio dal pubblico.
  • Educare il pubblico sul problema che la tua organizzazione affronta.
  • Attirare clienti o potenziali promoter per il tuo progetto.
  • Reclutare volontari per aiutare la diffusione del tuo scopo.
  • Invogliare il pubblico a sostenere la tua stessa causa.
  • Creare awareness circa il tuo marchio ed i benefici che potrebbe dare al suo pubblico di destinazione.
  • Raccogliere fondi per finanziare il tuo lavoro.

Ecc.

Identifica il tuo target

Chi stai cercando di raggiungere? Sapere chi è il tuo pubblico rende possibile pianificare la tua comunicazione in modo logico. Avrai bisogno di messaggi diversi per gruppi diversi e avrai bisogno di canali e metodi diversi per raggiungere ciascuno di questi gruppi.

Ci sono molti modi diversi di pensare al tuo pubblico e agli altrettanti modi in cui potrebbero essere meglio raggiunti. Innanzitutto, c’è la questione circa su quale gruppo ti concentrerai. È possibile raggruppare le persone in base a una serie di caratteristiche:

  • Demografia. I dati demografici sono semplicemente informazioni statistiche di base sulle persone, come sesso, età, background etnico e razziale, reddito, ecc.
  • Geografia. Potresti voler concentrarti su un’intera città o regione, su uno o più quartieri o su persone che vivono vicino a una particolare caratteristica geografica o artificiale.
  • L’occupazione. Potresti essere interessato a persone in una determinata fasciadi lavoro o in persone che sono disoccupate.
  • Salute. La tua preoccupazione potrebbe riguardare persone a rischio o che soffrono di una particolare condizione – pressione sanguigna alta o bassa, forse, o diabete – oppure potresti voler diffondere un messaggio di promozione della salute – “Mangia sano, fai esercizio regolarmente” – presso l’intera comunità.
  • Comportamento. Ad esempio, potresti indirizzare il tuo messaggio ai fumatori, o ai giovani con passati di violenza.
  • Atteggiamenti. Stai cercando di cambiare la mentalità delle persone o portarle ad un livello successivo di comprensione circa una determinata situazione?

Un altro aspetto del pubblico da considerare è se dovresti indirizzare la tua comunicazione a coloro il cui comportamento, conoscenza o condizione si spera di influenzare, o se la tua comunicazione deve essere indiretta.

Il messaggio

Quando crei il tuo messaggio, considera il contenuto, l’umore, la lingua e il design.

Il contenuto

Facciamo un esempio: nel corso di una campagna nazionale di alfabetizzazione degli adulti negli anni ’80, gli educatori hanno appreso che gli annunci TV che diffondevano l’immagine di studenti adulti orgogliosi, eccitati e di successo attiravano nuovi studenti ad unirsi ai programmi di scolarizzazione promossi. Gli annunci che descrivevano le difficoltà degli adulti con scarsa capacità di lettura, scrittura e calcolo attiravano potenziali volontari.

Dovresti creare il tuo messaggio con il tuo target in mente, quindi; pianificare il contenuto del tuo messaggio è necessario per renderlo efficace.

Il mood

Pensa a quali emozioni vuoi suscitare.

Lo stato d’animo del tuo messaggio farà il suo gioco nel riuscire a determinare come le persone reagiscono ad esso. In generale, se l’umore è troppo estremo – troppo negativo, troppo spaventoso, che cercherà di far sentire il pubblico troppo colpevole – le persone non presteranno molta attenzione ad esso. Potrebbe essere necessaria un po’ di esperienza per imparare a trovare il giusto equilibrio. Mantenere il tono positivo di solito raggiungerà più persone dell’evocare invece sentimenti negativi come paura o rabbia.

Il linguaggio

Ci sono due aspetti del linguaggio qui: uno è la lingua attuale – italiano,inglese, spagnolo, coreano, arabo – che il tuo pubblico di destinazione utilizza; l’altro è il tipo di linguaggio che utilizzi: formale o informale, semplice o complesso, che si riferisce a figure e idee popolari o oscure eccetera.

Puoi rivolgerti alla lingua che le persone parlano presentando qualsiasi materiale stampato sia nella lingua ufficiale che nella lingua della popolazione che speri di raggiungere, e fornendo la traduzione per i messaggi parlati o trasmessi.

Il problema del registro  linguistico è più complicato. Se il tuo messaggio è troppo informale, il tuo pubblico potrebbe sentire che stai parlando con loro, o, peggio, che stai facendo un tentativo di avvicinarti a loro comunicando in un modo chiaramente non normale per te. Se il tuo messaggio è troppo formale, il tuo pubblico potrebbe sentire che non stai parlando affatto con loro. Dovresti usare un linguaggio semplice e diretto che esprima ciò che vuoi dire in modo semplice e chiaro.

I canali di comunicazione

Cosa legge, ascolta, guarda, frequenta il pubblico a cui è destinato il tuo messaggio? Devi raggiungerli mettendo il tuo messaggio dove sei sicuro che lo vedranno.

I metodi di diffusione

  • Volantini e opuscoli – questi possono essere più interessanti in luoghi in cui il problema è già nelle menti delle persone (uffici medici per problemi di salute, supermercati per la nutrizione, ecc.).
  • Newsletters.
  • Materiale promozionale – articoli come cappellini, magliette e tazze possono servire come canali efficaci per il tuo messaggio.
  • Fumetti o altro materiale di lettura.
  • Siti Internet – oltre al sito Web della tua organizzazione, social networks come Facebook, Twitter e YouTube sono mezzi di comunicazione efficaci.
  • Comunicati stampa e conferenze stampa.
  • Presentazioni o presenza a eventi locali e conferenze locali e nazionali, fiere e altri raduni.
  • Manifestazioni pubbliche.
  • Passaparola.
  • Musica.
  • Mostre e arte pubblica.
  • La TV, che rimane ancora oggi uno dei metodi di diffusione di un messaggio più gettonati.
  • Teatro educativo – una recita o una messa in scena professionale, in particolare se scritta da persone che hanno sperimentato ciò che illustra, può essere un modo efficace per presentare un problema o per sottolineare la necessità di fare utilizzo di determinati servizi o mettere in atto dei cambiamenti.

Risorse

Hai dei soldi da investire? Se hai intenzione di spendere soldi, quali sono le probabilità che i risultati vadano a buon fine? Chi perderà cosa e chi guadagnerà con le risorse finanziarie e umane?

Il piano dovrebbe includere pronostici accurati su quanto è possibile spendere e in quanto tempo spendere questo capitale. Potresti anche essere in grado di ottenere materiali, tempo di trasmissione e altri beni e servizi da privati, aziende, altre organizzazioni e istituzioni.

Anticipare ostacoli ed emergenze

Qualsiasi tipo di ostacolo o emergenza può esserci nel corso di piano di comunicazione. Qualcuno può dimenticare di inviare un comunicato stampa via e-mail o dimenticare di includere un numero di telefono o un indirizzo e-mail. Una parola cruciale sui tuoi manifesti o nella tua brochure può essere errata, o un giornalista potrebbe ottenere informazioni importanti errate. Peggio ancora, potresti dover affrontare un vero disastro che coinvolge l’organizzazione che ha il potenziale per screditare tutto ciò che fai.

È importante cercare di anticipare questo tipo di problemi e creare un piano per affrontarli se si dovessero presentare. La pianificazione delle emergenze dovrebbe far parte di qualsiasi piano di comunicazione, quindi saprai esattamente cosa fare quando si verifica un problema o una crisi. I piani di crisi dovrebbero includere chi si assume la responsabilità di cosa – trattare i media, correggere gli errori, decidere quando è necessario rifare qualcosa piuttosto che sistemare, ecc. Dovrebbe coprire quante più situazioni possibili e quanti più aspetti di ogni situazione.

Diffusione del tuo messaggio

Stabilire relazioni con i singoli rappresentanti dei media e i media è una parte importante di un piano di comunicazione, così come stabilire relazioni con individui e istituzioni influenti nella comunità e / o la popolazione che stai cercando di raggiungere. Devi creare contatti personali, dare ai media e altri motivi per volerti aiutare e seguire nel tempo per sostenere tali relazioni al fine di mantenere aperti i canali di comunicazione.

Le persone che possono aiutarti a diffondere il tuo messaggio possono variare da leader di comunità formali – funzionari eletti, amministratori delegati di importanti locali, aziende, clero, ecc. – a attivisti della comunità e cittadini ordinari. Istituzioni e organizzazioni, come college, ospedali, club di servizio, comunità religiose e altre organizzazioni sanitarie e comunitarie hanno accesso a gruppi di membri della comunità che potrebbero aver bisogno di ascoltare il tuo messaggio.

Crea un piano d’azione

Ora il compito è mettere tutto insieme in un piano su cui poter agire. Nel momento in cui raggiungi questo punto, il tuo piano sarà già fatto e dovrai solo metterlo in atto. Sai qual è il tuo scopo e chi hai bisogno di raggiungere per realizzarlo, quale dovrebbe essere il tuo messaggio e il tuo aspetto, cosa puoi permetterti, quali problemi potresti affrontare, quali canali possono essere utilizzati al meglio per raggiungere il tuo pubblico previsto e come per accedere a quei canali. Ora è solo una questione di mettere insieme i dettagli – in realtà comporre e progettare il tuo messaggio (forse più di uno, per poter utilizzare molti canali), entrare in contatto con le persone che possono aiutarti a trasmettere il tuo messaggio e ottenere tutto in luogo per iniziare il tuo sforzo di comunicazione. E infine, valuterai i tuoi sforzi in modo da poter continuare a migliorarlo.

Valutazione finale

Se valuti il ​​tuo piano di comunicazione in termini sia di quanto bene lo svolgi e quanto bene funzioni, sarai in grado di apportare modifiche per migliorarlo sempre di più. Continuerà a diventare più efficace ogni volta che lo realizzi.

E c’è davvero un nono passo nello sviluppo di un piano di comunicazione; come in quasi tutte le fasi della salute e del lavoro di comunità, è necessario mantenere lo sforzo, adeguare il piano e comunicare con la comunità migliorandoti sempre di più di giorno in giorno.